Как настроить пространство под свою работу: типы, справочники, статусы и виджеты

Кто что может настраивать

В пространстве три роли. Владелец — тот, кто его создал: он один передаёт владение и удаляет пространство. Администратор управляет участниками, типами, справочниками и настройками пространства. Пользователь работает с записями: создаёт, правит, комментирует. Поэтому типы, справочники, статусы и настройки пространства (шаги 2–4, 6 и 7) задаёт владелец или администратор, а личные вещи — меню, избранное, сохранённые отборы — настраивает каждый для себя. Подробно о ролях — в разделе руководства «Пространства, участники и роли».

Шаг 1. Сначала модель, потом кнопки

Самая частая ошибка — начинать с интерфейса. Сначала ответьте на бумаге на три вопроса: какие записи у вас встречаются, что о каждой нужно знать и как они связаны между собой.

• Записи — это существительные вашей работы: клиент, заказ, задача, встреча, объект, договор. Каждое станет типом.
• Что нужно знать — это поля: у клиента телефон и город, у заказа сумма и срок, у объекта адрес.
• Связи — это предложения вида «заказ принадлежит клиенту», «задача относится к заказу». Их не нужно превращать в поля: связь ставится между записями напрямую.

Хорошая модель помещается на одном листе: пять-семь типов и по пять-десять полей у каждого. Если типов получилось двадцать — скорее всего, часть из них на самом деле значения одного поля.

Шаг 2. Типы сущностей и их поля

Любая запись в пространстве — сущность, а что у неё внутри, решает её тип. Типы заводятся в разделе «Мои типы сущностей» левого меню. Начать можно с нуля или с шаблона — готового набора полей, который правится до сохранения. Дайте типу понятное название, цвет и иконку: по ним тип узнаётся на карточках, на доске и в поиске.

Виды полей, из которых собирается тип:

• Текст — короткие строки: номер договора, телефон, артикул.
• Число — с форматом, минимумом, максимумом и единицей измерения: сумма в рублях, площадь в метрах, часы.
• Диапазон «от–до» — бюджет «от 50 до 80 тысяч», размер, возраст.
• Дата — с форматом и признаком, разрешены ли прошлые даты.
• Чекбокс — да или нет: «оплачено», «договор подписан».
• Адрес — вводится с подсказками и ставит запись на карту.
• Чек-лист — пункты с отметками; у типа можно задать пункты по умолчанию, и каждая новая запись получит их копию.
• Значение из справочника — выбор из общего списка, о нём следующий шаг.

Кроме полей типа у каждой сущности всегда есть свои свойства: статус, приоритет, исполнитель, теги и срок. Заводить их полями не нужно — они уже есть и работают на досках, в фильтрах и в «Делах».

Тип уже существующего поля поменять нельзя: значения в созданных записях стали бы недействительными. Если ошиблись — заведите новое поле нужного вида и удалите старое.

Заметку, которая оказалась чем-то большим, не нужно переписывать: «Превратить в сущность» в её меню переносит заголовок и текст в запись нужного типа, а если подходящего типа ещё нет, его можно создать прямо в этом окне. Все детали — в разделе «Сущности, типы и справочники».

Шаг 3. Справочники: одно значение — одно место

Справочник — общий список значений, который используется в полях разных типов: города, категории, источники заявок, состояния оборудования. Значение хранится один раз, поэтому переименование видно везде, где оно выбрано, а опечатки «Москва» и «москва» не расползаются по записям.

1. Откройте «Мои справочники» в левом меню и создайте справочник.
2. Добавьте значения — по одному или списком сразу.
3. В типе заведите поле «значение из справочника» и выберите этот справочник.

Один справочник существует всегда — «Участники». Он правится не руками, а составом пространства: пригласили человека — он появился в списке. Им удобно пользоваться в полях вроде «Ответственный менеджер».

Правило выбора простое: если значений меньше десятка и их нужно выбирать, а не печатать, — это справочник. Текстовое поле там, где должен быть справочник, — главная причина неработающих фильтров через полгода.

Шаг 4. Статусы — это ваш процесс

Перечень статусов общий для пространства и правится в «Настройки пространства» → «Статусы»: название, порядок, цвет и два признака. Конечный статус означает завершённую работу — о сроке таких записей продукт не напоминает. Начальный — один или ни одного — получает задача, которую отправили на доску или в «Дела» без статуса.

Не копируйте чужой процесс. Для личных задач хватает «К работе → В работе → Готово»; для заказов студии — «Новая заявка → Согласование → В работе → На проверке → Сдано». Порядок статусов — это порядок колонок на доске и логика кнопок «Взять в работу» и «Завершить» в «Делах».

Шаг 5. Доски и спринты

Доска — не тип, а вид на записи. В её настройках выбираются типы сущностей, которые на неё попадают, и поле, по которому строятся колонки; по умолчанию это «Статус». Перетащили карточку — поменялось значение поля самой записи, а не пометка на доске. Колонки строятся по статусу, приоритету, исполнителю, полю-справочнику или чекбоксу: например, доска заказов по видам работ или задачи, разложенные по людям.

Для команды, которая работает отрезками, у доски включаются спринты, а сами спринты с целью и датами заводятся в «Настройки пространства» → «Спринты» (тариф Про). Подробнее — «Доски, колонки и спринты».

Шаг 6. Календарь и карта появляются из полей

Отдельно настраивать календарь не нужно: в него попадает всё, у чего есть дата. Какое из полей-дат типа считается датой события, задаётся у самого поля — «Роль в календаре». Дату можно поставить и прямо в тексте записи через «/». Повторяющиеся события и онлайн-запись клиентов — на тарифе Про («Календарь и онлайн-запись»).

С картой то же самое: любое поле вида «адрес» ставит запись на карту. Слои включают и выключают группы точек по типам, а из точек собираются маршруты объезда («Карта, адреса и маршруты»).

Шаг 7. Главная, виджеты и вид карточек

Внешний вид пространства настраивается в «Настройки пространства» → «Внешний вид»:

• Приветствие на главной — что видит каждый участник, открывая пространство.
• Виджеты главной: «Мои дела», «Статистика», «Недавние заметки», «Недавние сущности», «Типы сущностей», «Календарь», «Быстрые действия», «Недавние связи», «Погода», «Часы», «Фокус». Включаются здесь для всего пространства, а порядок блоков меняется перетаскиванием прямо на главной.
• Цветная полоса на карточках — берёт цвет от типа, приоритета или статуса на выбор. Полоса по статусу превращает любой список в светофор.
• Письма о новых версиях продукта и выключатель списания времени.

В «Сводке по пространству» видно, что происходило за период, — те же цифры можно получать письмом по расписанию. Все разделы настроек — в «Настройки пространства, виджеты и меню».

Шаг 8. Личное: меню, отборы, избранное

Часть настроек у каждого своя и никому не мешает. Левое меню перестраивается в режиме «Настроить меню»: пункты переставляются перетаскиванием и скрываются — скрытая страница остаётся доступной по адресу. Отбор на странице поиска сохраняется как представление и открывается одним щелчком («Поиск и сохранённые представления»). «Избранное» и «Недавние» тоже личные. Тема — системная, светлая или тёмная — переключается в шапке.

Шаг 9. Команда

Участников приглашают в «Настройки пространства» → «Приглашения» — письмом со ссылкой; роль меняется в «Участниках» (приглашения — на тарифе Про). Внутри пространства можно собрать команды, чтобы открывать записи не всем, а нужной группе: доступ у каждой записи свой — личная, командная или общая.

Пример: пространство для небольшой студии за вечер

1. Справочники: «Источник заявки» (сайт, рекомендация, соцсети), «Вид работ» (дизайн, вёрстка, поддержка).
2. Тип «Клиент»: телефон (текст), город (текст или справочник), источник (справочник «Источник заявки»).
3. Тип «Заказ»: сумма (число, ₽), вид работ (справочник), срок сдачи (дата с ролью в календаре), чек-лист «Сдача проекта» с пунктами по умолчанию — макеты, правки, перенос, оплата.
4. Статусы: «Новая заявка» (начальный), «Согласование», «В работе», «На проверке», «Сдано» (конечный).
5. Доска «Заказы» — тип «Заказ», колонки по статусу. Доска «Задачи» — тип «Задача», исполнитель на карточке.
6. Главная: «Мои дела», «Календарь», «Быстрые действия», «Статистика»; полоса карточек — по статусу.
7. Связи: заказ связывается с клиентом прямо в тексте через «/», задачи — с заказом. С карточки клиента видно все его заказы.

Через неделю работы станет видно, чего не хватает: обычно это одно-два поля и один справочник. Добавлять их по ходу — нормально; модель живёт вместе с работой.

Частые ошибки

• Слишком много типов. «Заказ на дизайн» и «Заказ на вёрстку» — один тип с полем «Вид работ».
• Текст вместо справочника. Фильтр по городу не работает, когда в записях «СПб», «Питер» и «Санкт-Петербург».
• Поле вместо связи. Не нужно поле «Клиент» с именем текстом — свяжите заказ с записью клиента.
• Статусы на все случаи жизни. Десять колонок на доске никто не читает; пять — читают.
• Настройка «впрок». Заводите то, чем пользуетесь сейчас, — добавить поле позже дешевле, чем объяснять команде, зачем пустые поля.