Чем заменить Notion в России: как выбрать и переехать за вечер

Сначала — зачем вы пользовались Notion

Notion закрывает сразу много задач: заметки, базы данных, вики, задачи, иногда даже сайт. Замены «один в один» почти не бывает, поэтому начните не с выбора приложения, а со списка: для чего именно он вам нужен. Личная база знаний, задачи команды, вики с регламентами, CRM на базах — у каждого сценария свои требования.

Пять вопросов к замене

1. Где хранятся данные? Для компаний, работающих с персональными данными россиян, это вопрос закона (152-ФЗ), а не вкуса.
2. Как оплачивается подписка? Проверьте, что оплата российской картой проходит до того, как команда привыкнет к сервису.
3. Работает ли сервис без VPN — на всех устройствах команды, а не только у вас.
4. Можно ли перенести выгрузку Notion и что при этом сохранится: тексты, таблицы, связи, оформление.
5. Можно ли забрать свои данные обратно в открытом формате, если и этот сервис перестанет подходить.

Последний вопрос недооценивают. Хорошая замена — та, из которой легко уйти: выгрузка в Markdown и CSV в любой момент без обращения в поддержку.

Какие понятия Notion есть в других сервисах

• Страница — заметка или запись. Почти везде есть, отличается редактор.
• База данных со свойствами — тип записи с полями. Это главное, что стоит проверить: без своих полей Notion не заменить.
• Представления таблицей, доской, календарём — виды на те же записи. Проверьте, что запись одна, а видов много, а не копии в разных местах.
• Связи между базами (Relation) — связи между записями. Удобно, когда связь видна с обеих сторон.
• Формулы и сводные поля (Rollup) — встречаются редко. Если вы на них построили отчёты, это самый трудный пункт переезда.

Переезд за вечер: пошагово

1. Выгрузите всё рабочее пространство Notion в Markdown и CSV — получится ZIP-архив.
2. Заведите в новом сервисе типы записей под ваши базы: те же поля, что были свойствами.
3. Загрузите выгрузку импортом и проверьте на десятке записей, что поля легли правильно.
4. Восстановите связи, которых нет в выгрузке, — начните с самых нужных, а не со всех.
5. Позовите команду и договоритесь о дате, после которой новые записи пишутся только в новом месте.

Не переносите всё. Переезд — лучший повод выбросить мёртвые страницы: всё, к чему не прикасались год, можно оставить в архиве выгрузки.

Что обычно теряется

Выгрузка Notion сохраняет тексты и таблицы, но не сохраняет оформление, встроенные блоки сторонних сервисов и связи между базами — их придётся поставить заново. Если вы строили на формулах отчёты, заранее решите, чем их заменить: иногда проще считать в таблице, чем искать сервис с таким же движком формул.

Как это устроено в Цифровом мозге

Сервер в Москве, сайт открывается без VPN, подписка оплачивается российской картой, а бесплатный тариф не заканчивается. Базы данных Notion здесь — свои типы записей с полями, представления — доски, календарь, карта и сохранённые виды поиска, вики — база знаний. Выгрузка Notion загружается импортом, задачи из трекеров переносит мастер импорта. Честно о том, чего нет: формул и сводных полей, публикации страниц в интернет и работы без интернета.

Если Notion был вики команды

Регламенты и инструкции переносятся труднее всего: выгрузка сохраняет текст, но команде нужна ещё и привычная навигация. Начните с дерева разделов — главные темы, по пять-семь статей в каждой — и перенесите сначала то, что открывают каждую неделю. Остальное переедет по мере надобности или останется в архиве выгрузки.